Рабочие процессы администратора
Администратор - визитная карточка ногтевой студии и главный сервис-менеджер. Без качественной работы, не будет прогнозируемого повторного клиентского трафика. Студия будет зарабатывать меньше, а доход студии – это доход каждого сотрудника Commode Nails.
Контролируйте собственный внешний вид и соблюдение стандартов формы (офисно-деловой стиль + бейдж) и внешний вид мастеров (Опрятный внешний вид! Чистые волосы, легкий макияж, отглаженная и чистая одежда (+ фартук у мастеров))
До 10:00
- Открытие студии не позднее 9:30
- Снятие с охраны
- Включение света/выключение вывески
- Включение оборудования на ресепшн (компьютер, терминал, телефон)
- Проверка сообщений, пропущенных звонков (срочный ответ и запись, при необходимости)
- Включение/установка музыкальной колонки в туалете
- Проверка наличия полотенец, туалетной бумаги и освежителя в туалете
- Проверка чистоты в студии и порядка на рабочих местах мастеров
- Разбор сухожара по коробкам мастеров
- Вклеивание наклеек в журнал стерилизации
- Фиксируем время прихода сотрудников и вносим в таблицу прихода
- Проверка наличия расходных материалов для работы мастеров (бафы, пилки, полотенца и пр.) и пополнение при необходимости
- Подготовка и выдача оборудования и корзинок мастеров (фото выдачи аппарата/лампы/корзинки в чат телеграм)
- Включение телевизора и фильма (проверка звука и работоспособности)
- Открытие сейфа и кассового ящика, сверка наличных с терминалом (отправляем в чат фото результата)
- Открытие смены (отправляем в чат отчет об открытии смены)
- Отправляем в чат фото внешнего вида
- Включить кофемашину проверить наличие воды/кофе/молока
- Записываем данные для вечернего отчета в формате образца:
С 10:00 до 17:00
- Встреча клиентов по записи (согласно скрипту и регламенту)
- Приготовление чая или кофе (по необходимости)
- Отметка прихода клиента в Yclients
- Контроль уровня громкости телевизора
- Своевременная обработка сообщений в чате, WhatsApp, быстрый прием звонков и обзвон заявок не более чем через 7 минут)
- Корректное ведение склада (внесение, списание)
- Проверка наличия размена (размен в магазине при необходимости)
- В случае траты наличных средств, фиксация чека из магазина, изъятие из терминала соответствующей суммы и внесение в бухгалтерскую таблицу
- Корректная запись клиентов на желаемое время (при отсутствии свободного времени предложение записи в другую студию)
- При пожелании клиента записаться на ближайшее время (если не имеет значение студия) предложение всех вариантов окон во всех студиях
- Консультация по услугам приходящих клиентов
После услуги:
- Заполнение списка услуг в терминале для оплаты
- Перечисление списка оказанных услуг со стоимостью каждой позиции
- Называние общей стоимости, а также наличие скидок или бонусов
- Прием платежей (наличных или безналичных), предложение оплатить по QR
- Если клиент новый - обязательно скидка на первое посещение + рассказ про гарантию и систему лояльности, предложение записаться повторно со скидкой 10%)
После расчета:
- Предложение записаться на другую услугу (если был маникюр, на педикюр и наоборот), а также записаться на следующий раз
- Предложение акций/скидок/регистрация в системе лояльности "Чоп Карт"
- Прощание с клиентом и пожелание хорошего дня/вечера
- Проверка рабочего места на наличие подноса с кофе/чаем, уборка места клиента (поправка подушек, стула, уборка пыли и остатков "следов" присутствия предыдущего клиента)
- Заполнение данных в карточке клиента в Yclients + обязательно услуга "Визит"
- Заполнение бухгалтерской таблицы
С 17:00 до 19:00
- Включение вывески
- Протирание пыли на витрине и полках с гель-лаками
- Контроль отправки сообщений с подтверждением записи
С 19:00 до 20:00
- Прозвон клиентов, которые не подтвердили запись/подтверждение оставшихся записей
- Отправление свободных окошек СММ специалисту/выкладывание окошек в статус WhatsApp
С 20:00 до 22:00
- Прием чистого и работоспособного оборудования, корзинок и рабочего места мастеров (фото выдачи аппарата/лампы/корзинки в чат телеграм)
- Протирание палитр (выравнивание), уборка ящика\корзинки с гелями и педикюрной корзинки
- Проверка чистоты в студии и порядка на рабочих местах мастеров
- Проверка чистоты в подсобном помещении
- Проверка наличия инструмента в дезрастворе, сушилке
- Проверка неубранных личных вещей мастеров
- Сверка наличных с терминалом
- Закрытие смены на терминале, заполнение бухгалтерской тетради и отправка отчета в чат бухгалтерии в Телеграм
- Закрытие сейфа и кассового ящика
- Загрузка сухожара инструментами и 5 индикаторами, заполнение журнала стерилизации
- Чистка и уборка кофемашины
- Выключение музыкальной колонки в туалете
- Выключение телевизора и приставки
- Проверка закрытия окон
- Выключение света и кондиционера (при необходимости)
- Постановка на охрану
- Закрытие студии